北京语言大学档案信息化建设实施意见

作者:    时间:2020-04-22    点击数:

北京语言大学档案信息化建设实施意见

校档字〔200501

高校档案是高校重要的本源性信息源,高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分,担负着存储、管理并提供利用高校党务、政务信息系统及数字化校园产生的电子文件、档案信息的职能。为推动全校各单位档案管理现代化、信息化和服务利用工作网络化,根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》和《电子文件归档及电子档案管理规范》,现提出北京语言大学档案信息化建设实施意见如下:

 

一、北京语言大学档案信息化建设现状

全校现有学院、部、处级以上单位共40多个,每年都要形成教学、科研、党政管理、基建、会计、出版、声像、实物等类档案数百卷。为了管理好这些档案,除了学校建立档案馆以外,全校各单位都配备了兼职档案员,各院系都设立了科技档案、教学档案、文书档案。目前仅档案馆馆藏的各类档案已近2万卷。档案馆和各院系馆藏的档案、资料基本上都经过规范化整理,编制了案卷目录、卷内目录、专题索引等检索工具。20004月档案馆成立,开始使用单机版档案管理软件输入档案目录6000多条,20039月档案馆开始使用网络化档案管理软件,到200510月已输入档案目录46600多条。从全校情况来看,我校计算机档案管理工作现处在管理档案目录信息的阶段,文件的全文管理尚处在起步阶段。随着校园网的开通和“数字化校园”建设的逐步深入,各单位已普遍使用计算机编辑、打印和收发文件,每年都有大量电子文件产生。但这些已经存储在计算机磁盘上的电子文件,多数未能妥善保存;有的虽已保存,但缺乏统一科学合理的管理办法,难以进行有效的管理,造成人力、财力和信息资源的浪费,导致已经产生的有保存价值的电子文件(档案)有流失的危险。

 

二、档案信息化建设目标

根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》和《全国档案工作“十五”发展规划》要求,我校档案信息化建设的总体目标是:以档案信息资源建设为核心,以电子信息管理为重点,确保具有保存价值的电子文件(档案)信息真实、完整、安全地保存在档案管理部门,并为学校党政领导、广大师生和社会提供方便、快捷的利用服务。在学校信息化建设领导小组及各部门的支持下,以校园网为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在校园网上实现电子文件全文的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。

在数字化校园建设过程中,各单位形成电子文件(档案)管理要逐步实现以下目标:

1、各单位兼职档案员负责本单位形成的纸质文件和电子文件的收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管等全过程管理,以确保档案管理工作的连续性。

2、各单位形成的应归档的电子文件交给本单位兼职档案员管理和提供利用。各单位办公室作为归档电子文件的原始信息接收和管理的信源单位,要积极创造条件逐步实现电子文件实时归档,保证本单位产生的电子文件真实、完整、安全地保存。同时将具有永久、长期保存价值的电子文件全文通过数字化校园网上的文件管理系统上载到档案馆的服务器。

3、学校档案馆与学校信息管理部门密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”(简称文档数据中心)。该中心设在学校档案馆,是学校信息资源库的重要组成部分。文档数据中心集中管理校园网内各单位的归档电子文件,并在校园网上提供非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。

4、积极推进档案全文数据库和多媒体档案数据库建设。在全校范围内大力推进电子文件全文归档工作,同时加强馆藏纸质文件全文的数字化工作。档案馆与电教中心密切配合,将全校重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于全校各单位利用。

5、学校档案馆在校园网平台上建立档案网站,使全校广大师生和公众可通过“数字档案”获得“一站式”的已公开的现行文件和开放档案的查询、利用服务。

 

三、档案信息化建设主要任务

在数字化校园和电子政务建设工作中,档案部门重点配合信息资源库的建设,建立文档数据中心和档案网站。文档数据中心的任务是对学校党委、行政电子政务系统产生的应归档电子文件进行实时归档管理和即时提供利用,档案网站的任务是为党委、行政部门、广大师生和公众提供馆藏档案信息、已公开现行文件信息的检索和利用。同时做好未纳入党委、行政电子政务系统单位的电子文件的收集、管理工作,保证有价值的电子信息真实、完整、安全地收集到档案管理部门,并及时提供利用。

(一)加快档案信息资源建设

1、全校各单位、各院系兼职档案员负责收集和保管本单位已经产生的应归档的电子文件,最大限度地降低已生成的信息资源的流失,并将电子文件的数据信息输入数据库,以便于提供检索利用服务。从2006年开始,采取归档电子文件与纸质档案并存的措施,即纸质文件归档时,须同时将同版本的电子文件归档。

2、学校档案馆要提前做好收集和接收电子文件的组织准备、技术准备和人员培训工作。要建立文档数据中心管理系统,创造条件接收全校各单位归档的电子文件,并在校园网中提供检索利用服务。在学校电子公文交换系统正式运行后,逐步实现:

光盘或网络接收应归档电子文件;

开通现行电子文件目录和档案目录检索服务;

开通非密级现行电子文件全文和开放档案全文利用服务,为学校党委和行政领导以及各部门提供已归档电子文件、档案查询及全文利用服务。

档案馆要发挥文档管理的技术优势,以统一标准的格式存储电子文件,编制电子文件检索分类索引数据库,保证政务系统中产生的电子文件信息数据的真实性、完整性、有效性、安全性和方便、快捷提供利用,保证电子文件长期存储数据的安全、准确迁移,保证存储的电子文档信息长期利用。

3、建设档案网站,充分发挥档案网站的作用,使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。对准备开通的档案馆网站,今后要不断加以完善,丰富网站内容,有计划地上载开放档案目录,同时上载可公开的档案全文信息,向全校和社会提供网上目录和全文信息查询和利用服务,进一步发挥档案信息资源服务学校和社会的作用。

4、学校档案馆要设立档案信息数字化服务中心,充分发挥设备、人员和技术优势为各单位提供文档数字化服务。数字化工作的计划目标是:

三年内全校各单位档案目录须全部录入数据库,其中档案目录可通过档案馆文档数据中心提供查询利用服务。

抓紧对新形成的视频档案、音频档案数字化和实时归档工作。对新形成的重大活动录像档案数字化,并逐步做到校内新闻的实时采集与归档。

(二)加强基础设施与应用系统的建设

1、应用软件系统方面

档案馆购置了可在校园网上使用的基于B/S结构的“南大之星6.0版档案网络管理系统”。今后要进一步发挥该软件的性能,使之成为既能管理档案目录二次信息,又能自动提取电子文件全文中的目录信息,安全管理电子文件全文及数字化的多媒体档案,成为管理、检索、存储功能完善的软件系统。

学校开发办公自动化系统时,其电子文件归档管理及电子文件目录、电子文件全文管理功能,须符合档案管理要求和技术标准,确保归档电子文件的真实性、完整性、有效性。

进一步开发文档数据中心、档案网站运行管理系统专用软件。专用软件包括:档案信息数字化专用软件;文档数据中心、数字档案馆运行管理、数据存储、迁移转换软件;档案信息搜索引擎;档案信息数据安全、存储、备份软件等。各应用系统须符合档案管理的要求和国家有关标准,在确保原始信息数据安全可靠的基础上,具有高起点、高技术含量和较高的智能化水平。

开发电子文件自动采集、文档著录信息自动获取软件,以提高电子文件归档和著录工作效率和管理水平。

2、硬件基础设施方面

学校在建设数字化校园的同时,应统一规划、同步建设文档数据中心、档案网站的硬件设施。

各机关单位存储归档电子文件的计算机设备是本单位网络中的重要组成部分,它负责存储和备份本单位全部电子文件数据。各单位在建设内部计算机网络系统时,存储和备份电子文件的相关硬件设备应是单位局域网建设的重点之一。

各单位局域网建设时,本单位的电子文件管理员或兼职档案员应积极参与,主动提建议,使系统能够符合档案管理的要求。存储归档电子文件及数据的计算机设备,其安全可靠性应高于其它设备,并需考虑异地备份设备。

学校文档数据中心是校园网信息资源库的重要组成部分,承担存储和备份党委、行政各部门产生的应归档电子文件的职能。文档数据中心的局域网络系统建设,应纳入校园网建设规划。

(三)加快有关标准和规范的确定

1、根据国家有关规定制定本校相关的标准与制度

在已经颁布的有关档案著录标准、《电子文件归档与管理暂行办法》、《电子文件归档范围(试行)》等技术标准的基础上,制定我校电子文件信息采集、管理、存储格式标准执行细则,使电子文件的管理更具有操作性。

制定电子文件归档、整理、公布、利用的工作规范;建立和完善电子文件保管、存储及安全利用的制度,使之逐步纳入法制化管理的轨道。

2、归档电子文件(档案)存储要求

收集、接收的电子文件须保证与归档的纸质文件内容、版式一致。

应用通用工具形成的电子文件,收集时应注明电子文件存储格式、处理工具、版本等电子文件生成环境信息。应用非通用工具形成的电子文件,收集时需转换为通用的文件存储格式。

推荐的电子文件格式包括以下几个方面:

文字型电子文件格式:TXTXMLRTF(应用wordWPS字处理软件形成的电子文件,可直接保存wordWPS格式,但须同时保存同名TXT格式电子文件)。

图像型电子文件格式:TIFFJPEG

应用多媒体技术获得的音频电子文件格式:WAVMP3

视频电子文件格式:AVIMPEG

归档电子文件须详细登记电子文件存储格式、处理工具、版本等电子文件生成环境信息,并与归档电子文件一并保存。

电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件。

电子文件类别代码:T-文本文件;I-图像文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;M-多媒体文件;P-计算机程序;D-数据文件。

归档电子文件须存储在符合要求的存储器中,并应及时对电子文件进行备份,存储于能脱机保存的载体上。推荐采用的载体的优先顺序是:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘,不允许用软磁盘作为长期存储归档电子文件的载体。

(四)档案信息安全保密体系建设

档案馆和各单位兼职档案员要加强对计算机档案管理系统的管理,确保档案数据库的安全;加强对电子文件归档工作的监督和指导,保证归档电子文件的真实、完整、有效;档案馆内部的存储数据库和电子文件的局域网要切实与一切外网实行物理隔离,加强身份认证和密钥管理,确保档案信息网络传输的安全。

档案馆在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中,要提高信息安全意识,防止失密、泄密的发生。非公开的档案信息一律不得上档案馆以外的网;在因特网上提供已公开档案目录查询服务的,要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施,确保档案信息和系统安全。

四、档案信息化建设的主要措施

(一)做好档案信息化建设的宣传工作

由于这是一项开创性的工作,广大师生对这项工作意义和实施办法不了解,为确保此项工作的顺利开展,学校档案馆要主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作。除了向各院系、各单位印发相关文件外,还要将各单位应归档电子文件的归档范围及上载到档案馆服务器的办法在校园网上公布,同时发到各单位领导及有关人员信箱中,扩大宣传面,提高大家对档案信息化建设的认识。学校档案馆还要深入到各单位进行电子文件形成与归档情况调研工作,广泛听取各单位对这项工作的意见和建议。

(二)落实各单位电子文件及档案管理人员,加强人员培训

首先,要建立全校电子文件及档案管理员工作网络。加快档案信息化建设急需一批专业人才,特别是既懂管理又懂计算机应用技术的复合型人才。因此各单位、各院系要指定一名责任心强、有一定计算机管理水平的工作人员,具体负责各单位电子文件及档案管理工作。其次,采取引进和培养并重的措施,提高管理人员的业务素质:一是认真做好现职人员计算机、网络技术、数字化技术、信息管理、现代管理技术等知识的培训;二是积极开展多种形式的技术培训和技术交流,努力营造学习高新技术知识的良好环境;三是重视计算机人才的配备工作,尤其是学校档案馆要配备12名具有本科或硕士研究生学历的计算机专业人才,对他们进行档案专业知识培训,使之成为具备档案、计算机专业知识和技能的复合型人才。

(三)加快档案网站与电子文档中心建设

档案信息化建设是当前和今后一个时期全校档案部门的重点工作。各级领导都要充分认识档案信息化建设在电子政务建设中的重要地位和作用,自觉把档案信息化工作与党委、行政的办公自动化结合起来。各级领导和信息部门要把档案的信息化工作作为学校政务信息化建设的重要组成部分,加强领导、统一规划,稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。

同时,要把学校文档数据中心和档案网站建设资金列入校园网建设统筹安排,统一管理。要按照经济、实用和节约的原则,提高资金使用效率,切忌脱离实际,反对铺张浪费。文档数据中心、数字档案馆日常运行、维护所需费用,纳入学校信息资源库的运行、维护经费之中,统一安排,专项管理。

(四)加强对档案信息化建设工作指导、检查与督促工作

学校应成立信息化建设领导小组,档案馆要在学校“信息化建设领导小组”的领导下,全面负责档案信息化建设工作。每年在布置、检查各单位、各院系的纸质档案归档时,要同时布置、检查相应的电子文件归档工作。

学校档案馆要指定既懂档案业务又懂计算机管理技术的专业人员,具体负责各单位归档的电子文件的收集整理、统计、备份、数据库维护和信息咨询服务工作。加强与各单位电子文件管理员的信息交流与沟通,及时将各单位电子文件归档情况向有关领导及工作人员通报,让大家做到胸中有“数”。同时,要将各单位归档的纸质文件及电子文件目录信息上网公布,以便大家及时了解本单位形成的纸质文件和电子文件归档齐全、完整情况。对尚未归档的要及时督促补充归档齐全。  

 

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