北京语言大学档案管理办法

第一章 总则

第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》等有关法规，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条档案是学校的宝贵财富，档案工作是学校重要的基础工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划，纳入学校管理制度和有关人员的职责范围，并作为考核内容之一，做到“四同步”（布置、检查、总结、验收其他工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作）。

第四条 学校档案工作由主管校长领导，履行《高等学校档案管理办法》所规定的主要职责。各部门应有一名领导分管负责本单位档案工作。

第二章 档案馆的管理职责与人员配备

第五条 档案馆的管理职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第六条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第七条 档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第三章 档案管理

第八条 学校归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式，纸质档案材料和电子档案材料应当同步归档。

文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按教育部、国家档案局2008年8月20日发布的《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基建类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报及其他学术刊物等。

（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十）财会类：按财政部、国家档案局2015年12月11日发布的《会计档案管理办法》执行。

（十一）人物类：主要包括我校知名专家、教授、省级（含）以上人大代表、省级（含）以上政协委员、省级（含）以上劳动模范、省级（含）以上先进工作者、历任主要校领导、杰出校友等个人在其学术研究、社会事务、日常生活等活动中形成的各种载体形式的文件材料。

（十二）实物类：主要包括上级领导、社会各界名流为学校所写的题词、赠送的字画；学校及各院系部门不同时期的印章；学校不同时期的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、系徽、纪念章等；各项活动中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书等（省部级及以上由档案馆收藏，省部级及以下由承办单位收藏）；赠送给学校的特定物品、纪念品、礼品；学校通过征集获得的各类物品；其它有保存价值的实物。

（十三）干部人事类：按《干部人事档案管理规定》执行。

根据安全保管、方便利用的原则，我校档案实行档案馆管理与分室管理相结合的模式。

第九条 我校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，档案馆负责业务指导。

各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。

第十条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。

第十一条 我校档案材料归档时间为：

（一）科研类档案：应当在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

（二）基建类档案：应当在工程验收合格后三个月内归档。

（三）学生类档案：新生入学档案当年12月底前归档；在校期间产生的奖惩材料自发文之日起一个月内归档；党建材料应及时归档。

（四）干部人事类档案：零星材料，从形成之日起，一个月内归档；批量材料，从形成之日起，两个月内归档。

（五）其它各类档案：各部门、各院系应当在每年6月底前完成上一年度的归档工作。

第十二条 档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第十三条 档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十四条 档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第十五条 学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学校档案机构保存。

第十六条 学校工作人员在从事教学、科研、管理等职务活动中所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

第十七条 档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校领导报告，及时处理。

第十八条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章　档案的利用与公布

第十九条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第二十二条　档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。加盖校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十三条　档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第二十四条　档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。

第二十五条　寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第二十六条　档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第二十七条　档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。

第五章　条件保障

第二十八条　学校应按照《高等学校档案管理办法》的规定，在经费、馆舍及设施、现代化建设等方面，提供符合要求的保障条件。

第六章 奖励与处罚

第二十九条　学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，应给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给校档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十条　有下列行为之一的，学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

 

第七章 附 则

第三十一条 本办法自2019年9月1日起执行。由档案馆根据本办法制订档案工作的各项具体规章制度，并组织实施。原《北京语言大学档案管理办法》同时废止。

 

北京语言大学档案馆

2019年7月1日