档案馆关于做好新冠肺炎疫情防控期间档案工作的提示

作者:    时间:2020-02-24    点击数:

学校新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作领导小组、校属各单位:

新冠肺炎疫情发生以来,党中央高度重视,习近平总书记亲自指挥、亲自部署,多次发表重要讲话、作出重要指示批示,为疫情防控工作提供了根本遵循。教育部、北京市多次召开疫情防控专题会议,对疫情防控工作提出了具体要求。学校按照相关要求对疫情防控工作抓好落实,全校各部门和广大师生上下联动,全力以赴,有力有序有效地开展了一系列防控工作。

学校在防控过程中形成了大量文件材料,包括各类文字、照片、录音、录像和实物等,这些材料是学校抗击新冠肺炎疫情的真实记录,也是学校档案资源的重要组成部分。根据《国家档案局关于做好新型冠状病毒肺炎疫情期间档案工作的通知》精神和要求,为有计划、有步骤、科学、规范地做好本校疫情防控档案收集归档工作,现作以下提示:

一、根据《中华人民共和国档案法》、《国家档案局关于做好新型冠状病毒肺炎疫情期间档案工作的通知》,学校各单位应在疫情防控过程中及时做好文件材料的收集管理工作,在疫情防控工作结束后,做好相关材料的存档工作。

二、各单位应明确疫情防控档案工作分管领导和专(兼)职档案工作人员,认真做好归档文件材料收集工作和自身防疫工作。

三、各单位要结合疫情防控工作实际,明确疫情防控文件材料收集内容,优化接收流程。努力做到“应归尽归”,特别要重视照片、录音、录像、电子文件、实物等的收集。

四、各单位要有针对性地开展疫情防控文件材料收集归档工作。需归档的文件材料包括:

1、国家、教育部、北京市等下发的有关疫情防控工作的重要批示、指示等;

2、学校及各单位建立疫情防控工作机构、协调机制形成的文件材料;

3、上级部门及有关领导督导检查我校疫情防控工作的相关文件材料;

4、召开疫情防控工作会议的会议记录、纪要、决定、领导讲话等;

5、有关疫情防控工作的规定、办法、意见、通知、应急预案等;

6、有关疫情防控工作的请示、报告、批复、批示、函和复函等;

7、有关疫情防控工作的计划、安排、措施、报表、形势研判、统计分析、防控预案、监测方案、通报、总结、简报、大事记等;

8、教务处、研究生院和各教学单位在做好疫情防控工作相关的线上线下教学安排工作形成的文件材料;

9、做好疫情防控工作相关物资保障、生产和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料;

10、反映对出入学校校门,出入学校宿舍、食堂、办公场所等进行卫生检疫和管控形成的文件材料;

11、各单位对留校师生员工、对师生员工返校疫情防控工作相关工作文件材料;

12、抗击疫情过程中各类社会救助、捐赠等资金和物资来源、分配使用方案等相关资料;

13、有关校园治安综合治理,打击违法犯罪活动,处理防疫期间违反校纪校规防疫工作相关规定等工作中形成的文字材料;

14、宣传部、校医院等相关单位关于疫情防控工作的宣传材料(含 文字、音视频等);

15、各单位与疫情防控相关特色工作等文件材料;

16、其他与疫情防控工作有关的具有保存价值的资料。

五、归档文件以卷为单位进行整理。纸质和电子形式的文件均需符合档案管理的有关规范和标准。

六、各单位负责人要切实加强监督和指导本单位疫情防控档案收集工作,并及时协调沟通。

七、学校疫情防控工作领导小组成员单位应于疫情宣告结束后1个月内,将文件材料向档案馆移交归档。

各单位可参照本工作提示执行,在开展疫情防控档案收集工作中如有问题,请及时与学校档案馆联系。

联系邮箱:zhda@blcu.edu.cn

联系电话:82303036 82303179

北京语言大学档案馆

2020年2月24日

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