北京语言大学各类档案管理细则

作者:    时间:2020-04-22    点击数:

北京语言大学各类档案管理细则

党政类档案管理细则


为了加强我校党政类档案的业务建设,逐步实现档案工作规范化,不断提高科学管理水平,更有效地为学校各项工作服务,依据《北京语言大学档案管理办法》制定本细则。

一、 党政类档案工作的基本原则

凡是学校在党政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等载体材料,均属党政档案。

党政文件材料严格实行文书处理部门立卷归档制度,集中统一管理。

党政文件材料的归档实行“三纳入”(纳入学校各部、处、院、系、所等单位的工作计划;纳入管理制度;纳入管理人员的职责范围),做到“四同步”(布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收党政档案工作)。

学校各院、系、部等处级单位要确定专(兼)职档案员,协同校档案馆认真做好党政档案的收集、整理、立卷和归档工作。

逐步采用计算机管理,努力实现党政档案工作管理现代化。

二、 归档范围

(一)归档原则

1.归档的党政文件材料必须对学校当前与长远具有参考、凭证作用和研究价值。

2.归档的党政文件必须反映学校党政部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的党政文件材料必须遵循自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同部门的不同特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.主要内容包括党务、行政、工会、团委、审计、保卫、统战等几个系统的内容。

2.归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级来文、来电及附件。上级来文中以针对我校的指令性、指导性文件为主。

3.未经领导签发不生效的文件、无查考价值的事物性和临时性文件及重份文件一律不归档。

三、归档流程

每一个立卷归档部门的文书处理人员,在平时要严格按文书处理制度,做好文件材料的收集工作,根据材料内容分别归档。

立卷原则:应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当考虑保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。

卷内材料按重要程度、时间或编号顺序排列:

批复、批示在前,请示、报告在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他文件可按时间顺序排列。

四、立卷要求

一般文件归入形成年度;跨年度的请示与批复归入批复年度;跨年度的规划、计划,放入针对的第一年度;跨年度的总结、报告,归入针对的最后一个年度;跨年度的会议文件归入会议的开幕的年度;按学年处理的文件归入形成年度。

以党委、学校名义的发文由党政办立卷归档。以部门名义的发文由各部门立卷归档。

学校的代表大会、常委会、党政联系会、办公会形成的文件材料,由党政办公室立卷归档。职能部门以学校名义召开的全校性专门会议形成的文件材料,由主办单位立卷归档。

对装订线外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷材料不可分割的照片、小纸条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当折叠;拆除文件材料上的金属物。文件材料不允许有圆珠笔、铅笔和复写字迹。

卷内文件材料必须编页号。卷内文件无论单面或双面,只要有文字,均应编写页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。

填写卷内目录和备考表

顺序号:以卷内文件排列的先后顺序填写序号,每份文件一个顺序号。

文号:文件制发机关的发文字号。

责任者:形成该文件的单位或该文件负有责任的署名者。

题名:即文件标题,一般应照实抄录。

日期:文件的形成时间。

页号:卷内文件的开始号,最后一份文件的起止页号。

密级:根据有关规定用密级章盖在卷内目录的备注栏内。

备考表:要求填写需要说明的情况及立卷人和检查人的姓名及年、月、日(检查人应为该单位的负责人)。

装订成卷,填写卷面内容

案卷题名:应准确概括卷内文件主要责任者、内容和文种。

编制单位:形成本卷的部门名称。

编制日期:本卷文件的起止日期。

五、归档验收

文书立卷部门整理好案卷,在次年6月底前报送校档案馆。经检查合格后办理移交手续。卷内文件目录交档案馆两份,本部门留一份(经档案馆签字、盖章)。

六、党政档案工作岗位责任制

要认真执行《北京语言大学档案管理办法》中各级人员的岗位职责,同时党政类档案工作责任制还要突出以下几点:

(一)分管档案工作的各院、系、部、处、社、所等领导职责

1. 把档案工作纳入本部门的议事日程,加强与档案馆的联系,共同做好业务监督、指导、检查工作,保证归档档案的质量要求。

2. 抓好党政两个系统的专(兼)职档案人员的立卷归档工作,提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。对所立案卷,主管领导必须签字后方可移交档案馆。

(二)各部门专(兼)职档案员职责

1. 坚持平时立卷归档,根据本单位不同文件材料形成的特征,拟定案卷类目,合理分类存放,便于利用和立卷归档。

2. 负责本部门文件材料的积累、整理、立卷、归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。

3. 归档的案卷做到组卷合理,编写页号准确,卷内目录填写清楚,案卷标题简明扼要。

4. 主动接受档案馆人员的业务指导和督促检查,按规定时间向档案馆归档。

5. 努力学习业务知识,不断提高档案工作业务水平,注意文件材料的安全与保密。

附件:党政类档案归档范围

一、党务综合

1.上级组织有关党的建设的文件材料;

2.本校党代会的文件材料;

大会计划、通知、工作报告、议程、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、决议、录音、录像(大会主席团)和代表、列席代表名单、候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复等。

提案及办理情况;会议简报、会议情况反映记录等。

3. 本校党委会、常委会、党委扩大会、书记办公会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件;

4. 校党委工作计划、报告、总结等;

5. 校党委发布的决定、办法、指示、批示、批转、通报和通知;

6. 以校党委名义召开的工作会议材料;

7. 校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿;

8. 校党委工作简报;

9. 校党委大事记;

10. 校党群系统启用印章的文件、印模;

11. 校党群系统统计材料;

12. 校党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、批示及批复;

13. 校党委保密工作的有关文件;

14. 重要的群众来信来访及处理材料;

15. 各总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、重要会议记录和统计表;

16. 各总支、直属支部人员奖励及有关材料。

二、纪检

1. 上级纪委关于纪检工作的文件;

2. 纪委工作规章制度;

3. 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计;

4. 校纪委会议记录;

5. 党员处分、复查材料。

三、组织

1. 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报;

2. 本校组织工作计划、总结、决定、报告及调查材料;

3. 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知;

4. 落实政策的有关材料;

5. 副处级以上干部任免、调动和退休报告、决定、批复、通知等;

6. 副处级以上干部名册;

7. 各总支、支部改选报告、审批材料;

8. 各总支、支部委员名册;

9. 党员名册;

10. 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料;

11. 发展新党员、预备党员转正的名册。

四、宣传教育

1. 上级关于宣传工作的文件;

2. 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结;

3. 教职工政治思想工作动态及调查材料;

4. 理论学习的决定、通知、计划、总结;

5. 反映本校重大活动的简报及图表。

五、学生

1. 上级有关学生思想政治工作的文件;

2. 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例;

3. 学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结;

4. 学生思想政治工作典型调查材料和统计;

5. 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件;

6. 各院学生政治工作人员名单。

六、统战

1. 上级关于统战工作文件;

2. 本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结;

3. 统战工作调查、典型材料、统计报表;

4. 本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料;

5. 台、港、澳和侨务工作材料;

6. 各民主党派成员和负责人名册及有关材料;

7. 统战工作重要会议记录。

七、工会

1. 上级有关工会工作的文件;

2. 本校工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计;

3. 会员代表大会的有关材料(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件);

4. 教职工代表大会文件材料;

5. 表彰先进集体、个人的材料名单;

6. 处分会员的有关材料;

7. 基层工会干部名册;

8. 会员名册。

八、团委

1. 上级关于团的工作文件;

2. 本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件);

3. 本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件);

4. 团委工作计划、报告、总结及规章制度;

5. 团委工作典型调查材料、团员的材料;

6. 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料;

7. 处分团员的材料及复查材料;

8. 批准入团、离团材料及名单;

9. 团干部名单;

10. 团员名册;

11. 团委会议记录;

12. 学生会文件材料;

13. 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料;

14. 团委牵头进行的重大活动的有关材料;

15. 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料。

九、行政综合

1. 上级有关高校行政管理的综合性文件;

2. 全校性的规章制度;

3. 学校年度、学期工作计划、报告、总结;

4. 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要;

5. 全校性的工作会议、座谈会文件;

6. 校领导在会上的重要讲话和在校外会议发言稿;

7. 本校教育事业规划、计划及上级批复;

8. 学校评估材料;

9. 学校重大活动、重要会议文件材料;

10. 本校向上级的请示及其批复;

11. 本校各单位的请示及学校的批复;

12. 有关全校性工作的调查材料和经验总结;

13. 学年报表及综合统计;

14. 启用印章的文件及印模;

15. 本校历史沿革、情况介绍;

16. 本校大事记、简报、信息、动态等;

17. 校史工作材料;

18. 校友工作材料;

19. 校庆工作材料;

20. 重要群众来信来访材料;

21. 上级有关与本校院、系、处、所的来文;

22. 院、系、处级单位会议记录、纪要、简报;

23. 院、系、处级单位工作计划、总结、报告;

24. 院、系、处级单位开展各种学术活动的文件;

25. 院、系、处级单位与国内、外单位协作的材料;

26. 院、系、处级单位统计年报及重要资料。

十、人事

1. 上级机关有关人事工作的文件;

2. 本校人事工作的规章制度;

3. 人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录;

4. 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复;

5. 关于校内机构设置、变化的文件材料;

6. 人事处关于干部任免文件及名册;

7. 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料;

8. 处分教职工的材料和复查、撤消处分的材料;

9. 师资培训、管理工作计划、规定、总结;

10. 教师进修计划、安排、总结;

11. 教师工作量的规定及执行情况;

12. 教师业务考核材料;

13. 人事统计报表;

14. 教职工名册登记表;

15. 教研室、研究室正、副主任名册;

16. 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复;

17. 教职工工资调整材料、名册;

18. 教职工转正定级材料;

19. 教职工校内定级材料;

20. 教职工调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信);

21. 教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信);

22. 教职工离、退休和出国的有关材料;

23. 教职工离、退休及有关荣誉证书授予工作的材料;

24. 教职工离退休后重新工作的材料;

25. 教职工福利工作;

26. 教职工商调函件;

27. 使用临时工有关材料;

28. 重要人民群众来信来访材料。

十一、监察、审计

1. 上级有关监察、审计工作文件;

2. 本校有关监察、审计工作方面的规章制度;

3. 监察、审计工作计划、总结、调查报告;

4. 监察、审计工作统计年报及重要报表。

十二、保卫、武装

1. 上级有关保卫工作文件;

2. 本校有关保卫工作方面的规章制度;

3. 本校有关保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表;

4. 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级批复、判决书;

5. 本校师生员工案件平反、复查处理结论及批复;

6. 保卫工作简报;

7. 上级有关武装、人防、民兵年训的文件;

8. 复员、转业、退伍、军烈属名册和登记表。

十三、后勤

1. 上级有关后勤工作的文件;

2. 校后勤管理处及各实体规章制度;

3. 本校后勤工作计划、总结、报告、调查材料;

4. 房屋管理、调配使用、转移等规定、总结;

5. 防震、防汛、三废治理工作的文件材料;

6. 爱国卫生、公费医疗、保健计划、总结、规定、通知等文件;

7. 师生员工健康状况调查材料及统计表;

8. 本校计划生育工作文件及领取独生子女证书名册;

9. 本校光荣献血名册。

十四、档案、图书

1. 上级有关档案、图书工作文件;

2. 档案、图书工作的规章制度;

3. 档案、图书工作的计划、报告、总结;

4. 档案、图书发展规划、藏品目录、统计及统计年报;

5. 档案、图书部门与校外交流的有关材料。


教学类档案管理细则

为了加强我校教学档案工作,充分发挥其在学校教育管理、教学活动、教学研究等项工作中的作用,提高教学档案质量和科学管理水平,逐步实现教学档案工作标准化、 规范化和现代化,依据《北京语言大学档案管理办法》制定管理细则如下:

一、教学档案工作的基本原则

凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声等不同载体材料均属教学档案。

教学档案是衡量我校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是档案的主体、核心重点。

教学档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

教学档案是教学管理的重要组成部分,应纳入教学计划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位职责,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。教学档案管理要做到“四同步”,即:下达教学任务与提出教学文件材料归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;考评教学管理与考评教学档案同步。

各教学单位应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专(兼)职档案人员,统一管理本单位的教学文件材料并按时向档案馆移交。

归档的文件材料必须有参考价值和凭证作用,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,保证完整、系统、准确。

努力实现教学档案从经验管理向科学管理转变,逐步实现现代化管理。

二、归档范围

1. 综合

上级下达的有关教学工作的文件材料;

教学改革、培养目标、培养规格、学制方面的指示、规定、办法;

学院规划、实施计划、有关教学的规章制度、调研报告、重要会议记录、简报、总结;

教学检查评估和各级优秀教学质量评奖材料;

调整专业设置、重点学科论证、申报、审批材料、各专业教学计划;

统计报表;

各院、系专业课程试题库;

申请各层次研究生点的报告、批复等。

2. 招生

上级有关招生工作的文件材料;

本科生、专科生、研究生录取材料及新生编班名单、入学成绩;

委培、代培、自费生计划、合同审批名单等;

研究生入学试题、答案及指导教师名单。

3. 学籍管理

本科生、专科生成绩总册;

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)等;

在校生名册;

学生奖励、处分材料;

新生入学登记表。

4. 毕业生

上级有关毕业分配的文件材料;

毕业生供需计划、统计、合同、总结;

本科生、专科生、研究生分配方案及调配派遣名册;

本科生、专科生、研究生证书(毕业证书、结业证书、肄业证书等)名册。

5. 学位

上级有关学位工作文件材料;

学位委员会授予各层次学位清册;

研究生论文;

研究生学位评审材料;

本科生优秀学士学位论文;

本校学位评定条例、办法及计划、总结。

6. 教材

自编、主编教材;

各院、系各专业使用教材目录。

7. 课堂教学与教学实践

各专业教学计划、教学大纲;

校历表、课程表;

典型教案、重要备课记录。

三、归档程序

(一)形成积累

新学年开始后,各院、系、处、部领导布置新学年工作时,同时布置形成积累教学档案文件材料的任务。

各院、系、处的专(兼)职档案人员按文件材料归档分类,分别积累教学文件材料,并整理、立卷。

(二)整理立卷

贯彻执行原国家教委“六号令”中由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,各单位专(兼)职档案员负责将积累的文件材料立卷后向校档案馆移交。

根据教学材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查找的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷,同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷,每卷不要超过100张(200页)。

卷内密不可分的文件材料按正件在前附件在后,印件在前定稿在后,批复在前请示在后排列。

卷内文件材料一律拆除金属物,分别用线绳装订,对破损的材料应进行修补。

各种材料大小均为B5A4),文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。

按顺序用铅笔编写页号,无论单面或双面只要有文字均应编写页号,页号的位置在非装订线一侧的上角。

认真填写卷内目录和备考表各项。

填写案卷封面各栏目,标题要简短、准确,按三要素规定填写。

归档的教学材料必须字迹工整(严禁用圆珠笔、铅笔和复写),格式统一,签字、盖章手续完备。

(三)归档验收

移交档案时交接双方必须检查验收,检查文件材料是否完整、整齐,排列是否符合要求,标题是否确切。凡不符合要求者,接收人应拒绝接收,改正后补交。

填写卷内目录一式两份。接收后由档案馆注明接收日期、加盖公章、编写档号后双方各持一份。

教学档案材料于次年11月底前归档,有特殊情况可适当延缓。

四、教学档案工作岗位责任制

(一)教务处、学生处及各教学单位领导职责

1. 制定和健全有关管理制度,把教学档案纳入教学管理的岗位职责之中,并监督各部门执行。

2. 做好本单位教学档案的监督检查工作,保证教学档案齐全、完整。

(二)各单位专(兼)职档案人员职责

1. 做好本单位教学文件材料的形成、积累工作。

2. 将收集、积累的文件材料整理、立卷,做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐并按规定向档案馆移交。

(三)教研室主任职责

1. 负责收集教研室的典型教案、试题、试卷,向本单位专(兼)职档案人员移交。

2. 督促教师向本单位移交各种教学档案。

(四)校档案馆职责

1. 负责全校专(兼)职档案人员的培训与指导工作。

2. 负责全校教学档案接收、编目、管理工作。

3. 负责全校库藏教学档案管理、借阅和开发工作。


科研类档案管理细则

为了提高我校科研档案的质量和管理水平,充分发挥科研档案的作用,依据《北京语言大学档案管理办法》制定本细则。

一、基本原则

凡在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料均属科研档案。

科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

科研档案是科研工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,必须纳入科研计划、管理制度和有关人员职责范围之中,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合,实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研材料同步;上报、评审科研成果与校档案馆出具科研课题归档情况的材料同步。

把科研档案工作列入科研处科研工作的发展计划中,并采用计算机管理。

二、归档范围

确定的原则:在科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。归档的科研材料必须反映科研管理、科研项目全过程,保证完整、准确、系统;归档的科研材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科专业的科研材料的不同特点和成套性,几个单位协作完成的研究课题,由主办单位归档,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研材料复制件。

归档的主要内容及重点:归档的主要内容包括科研综合管理文件和科研项目材料;归档的重点是本校科研项目各阶段形成的文件材料,如科研准备阶段、研究阶段、总结鉴定、申报奖励等,特别是国家教育部下达的重要研究项目,以及获得国家各类成果和部、市级重要成果奖的项目。具体内容如下:

(一)综合管理

1.科研行政管理文件材料;

2.科研计划管理文件材料;

3.科研成果管理文件材料;

4.科研经费管理文件材料;

5.申报科学基金及有关批复。

(二)科研项目

1.科研准备阶段

1)开题报告与课题论证材料;

2)任务书、合同、协议书;

3)课题研究计划、设计;

4)计划执行情况、计划调整或撤消报告;

5)课题投资和预算材料。

2.研究阶段

1)调整、考察、综合分析等各种原始记录;

2)数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、计算结果);

3)设计的文字说明和图纸(底图、蓝图);

4)研究工作阶段小结、年度报告;

5)配套的照片、底片、录音(像)光盘等;

6)样品、标本等实物的目录。

3.总结鉴定阶段

1)研究报告;

2)论文专著;

3)专家评审意见;

4)鉴定会材料(鉴定人员、会议记录、鉴定意见);

5)鉴定证书;

6)课题工作总结。

4.申报奖励阶段

1)科研成果登记表;

2)科研成果报告表;

3)科研成果奖励申报与审批材料;

4)科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件。

5.归档流程

科研处和各课题组按各自的职责范围分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关材料。

科研处在制定和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科研材料的任务和方法,并指定专人做专(兼)职档案员。

各课题组在项目鉴定或结题前,按立卷要求将完整、系统的材料整理、立卷移交科研处。

科研处根据归档材料,符合要求者批准鉴定或结题,否则不准鉴定或结题。

科研鉴定、报奖等后续材料和科研材料一并由科研处负责收集、整理、立卷按规定移交档案馆。

科研综合管理性文件由科研处负责整理、立卷,每年六月底前交前一年文件材料。

6.案卷整理要求

根据科研材料形成规律,保持有机联系和便于利用者查考的组卷原则,以及材料的内容、数量和载体形成等情况,将每个课题的材料进行系统整理,视其材料多少,组一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等整理成卷,排列在课题全部案卷之首,其余材料按科研阶段依次系统整理组卷。

内容不可分的科研材料按以下要求排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。

拆除卷内的金属物,对破损的科研材料进行修补,用科技档案卷盒保管,每件科研材料用线绳装订。

科研管理部分的材料,要求组卷装订。卷内材料按顺序编写页号,页号位置在非装订线一侧的上角。

科研处组织归档前的鉴定工作,提出每案卷的密级划分的具体意见。密级分为绝密、机密和秘密三种。

填写卷内目录、备考表和案卷封面。

归档的科研材料必须字迹工整、格式统一,禁止使用铅笔、圆珠笔和复写。

三、科研档案工作岗位责任制

(一)科研处主管科研案卷工作领导职责:

1.将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。

2.制定和健全有关管理制度,把科研档案工作纳入科研管理工作之中并督促各部门执行。

3.要及时催促课题负责人、专(兼)职档案员按规定将应归档的文件材料归档。

4.支持档案部门工作,组织参加对科研档案组卷质量的检查。

(二)课题负责人职责:

1.主持课题科研文件材料的整理和归纳工作,提出建档计划,明确课题组成员形成积累有关科研文件材料的任务,在课题结束后,组织收齐并系统组卷,做到归档质量符合完整、准确、系统的要求。

2.提出科研档案案卷保管密级并组织填写卷内目录、备考表后,向科研处移交。

(三)科研处专(兼)职档案员职责:

1.负责收集、审查课题负责人或科研人员上交的科研材料,保证科研材料的完整、系统、准确。

2.负责科研综合性材料的整理、立卷工作。

3.按规定向校档案馆办理移交科研档案材料手续。

(四)科研人员职责:

1.做好平时科研材料的形成和积累工作。

2.科研项目完成后,整理出由本人承担任务的科研材料到质量符合要求。

3.将整理好的由本人承担的科研材料移交给本单位专(兼)职档案员。


设备类档案管理细则

为了加强我校贵重仪器和大型设备档案的管理。逐步实现我校档案工作规范化,不断提高科学管理水平,更好地为教学、科研和管理工作服务,依据《北京语言大学档案管理办法》制定本细则。

贵重仪器和大型设备指5万元以上的仪器设备。贵重仪器和大型设备档案(简称设备档案)是我校的重要技术储备,是开发和利用仪器设备资源必要条件,建立设备档案是设备管理工作的重要内容之一,各主管部门和基层单位都应把设备档案立卷、归档及使用纳入仪器设备的管理制度之中,切实做好相关工作。

一、设备档案归档范围

(一)综合管理文件

上级有关仪器、设备的政策,业务管理工作文件;

本校仪器设备管理规章制度;

设备工作计划、报告、论证报告、总结、调查材料;

本校仪器设备购置计划、报告及经费分配方案;

本校仪器设备移交清册及报废、调拨报告和批复;

仪器设备业务工作的综合性统计材料。

(二)单项设备文件

设备申购报告、计划、论证报告;

上级或主管领导批复和准购批示;

定购合同;

进口设备过程中有关技术商务文件;

开箱记录及装箱单;

安装调试记录和双方签字移交文件、保修单;

验收报告、文件;

索赔来往函件及结果文件;

设备说明及全套随机文件;

使用、检修、故障事故记录;

重大事故的调查分析及处理意见;

技术改造和开发过程中形成的技术文件。

二、设备档案管理体制

设备档案管理工作由校档案工作管理委员会总体负责。后勤管理处为仪器设备档案二级管理单位,由后勤管理处一位领导分管档案工作,并设立专(兼)职档案员具体负责设备档案的收集、整理、立卷和利用工作。设备档案工作应纳入各有关人员岗位职责范围。

三、设备档案的岗位职责

(一)后勤管理处领导职责

1.制定和健全有关管理制度,确保设备档案工作全面纳入设备的采购和管理之中,并监督各部门执行;

2.指导本单位设备文件材料的形成积累工作,检查专(兼)职档案人员的组卷归档工作;

3.参加设备档案的鉴定工作。

(二)后勤管理处专(兼)职档案员职责

1.负责设备档案文件材料的收集、整理、立卷、保管和利用工作;

2.负责接收移交的设备档案材料;

3.负责单项设备档案文件的形成积累、整理和立卷工作。

(三)校档案馆职责

1.根据国家档案工作方针政策,制定本校设备档案工作规章制度;

2.指导、检查设备档案的建立和管理工作;

3.接收、保管后勤管理处档案员移交的设备档案目录。

四、设备档案归档要求

设备档案需按照归档范围中各项内容分别立卷。

按规定填写卷内目录、备考表、档案编号和案卷目录。

对于设备使用部门经常使用的部分设备档案案卷,可由基层部门保存,但须办理借存手续,并指定专人保管。

设备档案档号为:

年度号+设备档案分类号+案卷号。

年度号为设备的购置年度,案卷号按最下位类目流水。

设备调出、报废后,设备档案应由后勤管理处领导决定留存。


出版类档案管理细则

为了提高我校出版类档案管理工作质量和管理水平,充分发挥其作用,更好地为学校服务,依据《北京语言大学档案管理办法》制定本细则。

一、基本要求

我校在编辑出版刊物、图书、报纸、音像等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及音像等载体材料,均属出版档案。

出版档案必须实行集中管理,以确保其完整、系统、准确和安全,方便开发利用。

出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录,是学校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度,纳入出版工作计划和规划,纳入各社、部(室)负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时,要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。

出版社为学校二级档案管理单位。出版社要有一位负责人分管出版档案工作,并确定专(兼)职档案人员做好出版社档案的收集、整理、立卷和管理工作。

二、归档范围

(一)综合管理

上级有关编辑出版工作文件;

本校编辑出版工作规章制度、统计报表;

本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录。

(二)出版物项目

出版社出版通知单、各类书刊、音像出版物样品;

编辑出版合同、协议书;

出版请示与批复;

本校编辑出版的其他重要刊物;

获奖或受查处情况的文件材料。

(三)立卷和归档

出版社领导指定专人(专、兼职档案员)将本社形成的工作规划、计划、规章制度、统计报表等文件材料按年收集、整理、立卷。

综合管理性文件材料按内容一年立若干卷。去除卷内金属物,装订后不能盖住字迹,每卷内订一份卷内目录。一份备考表。卷内严禁使用圆珠笔和复写纸字迹。封面填写案卷标题,卷内逐页编写页号(在非装订线一侧的上角)。

跨年度的出版档案,放在出版物的出版年度。

出版物档案以书、刊名称立卷,一书一卷。学报几期一卷,可一年一卷或一年数卷,但不可混年立卷。

卷内目录和备考表应逐项认真填写。

出版档案立卷标题以书籍著(译)者、书名为标题,刊物以刊名加刊期为标题。

三、出版档案工作岗位责任制

(一)出版社领导职责

把出版档案工作列入工作规划和年度计划,并监督落实。

制定和健全有关管理制度,确保出版档案工作纳入管理工作中。

确定专(兼)职档案员具体负责此项工作。定期检查出版档案存在的问题并及时解决。

(二)出版社专(兼)档案员职责

在出版社负责人领导下,做好出版档案材料的平时积累、收集、立卷和利用工作。

检查接受归档的文件材料是否完整、系统、准确,立卷是否符合要求。


外事类档案管理细则

我校是中国唯一一所以对来华留学生进行汉语和中华文化教育为主要任务的国际型大学,自建校以来,已积累了不少外事档案材料。为了更进一步地提高我校外事档案的质量和管理水平,充分发挥外事档案在学校各项活动中的作用,依据《北京语言大学档案管理办法》制定本细则。

一、基本原则

学校在与国(境)外团体或个人在教学合作、人才交流、学术研究、友好往来等项活动中,直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同载体的材料,均属外事档案。

外事档案实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

外事档案管理工作应纳入学校外事工作计划和管理制度之中,并落实到学校有关部门外事人员的职责范围,做到与布置、检查、总结、验收外事工作同步进行。

二、归档范围

(一)确定的范围

1. 归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料必须对学校和社会具有参考和凭证作用。

2. 归档的外事材料,必须反映外事管理、外事活动的内容和全过程,保证其完整、准确、系统。

3. 归档的外事材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现涉外工作的职能和特点。

(二)归档的主要内容和重点

1. 归档的主要内容包括综合管理、出国、留学(公费、自费)、来校任教、讲学、进修、访问、考查、参加国际会议和外国留学生学习管理等方面材料。

2. 归档的重点

重大涉外和国际合作项目及我校在对外国留学生进行教育管理工作中形成的不同载体的文件材料。

本校人员在国(境)外获得的证书、奖状、奖章等可存原件或复印件、影印件;外国团体或个人赠送学校的纪念品、礼品有保存意义的应归档。

3. 具体归档内容如下:

1)综合

上级关于外事工作的文件材料;

学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等;

外事工作统计报表等;

外事工作会议材料。

2)外国留学生(含港澳台地区学生)工作

录取审批材料;

学籍登记表、学籍材料;

学习情况、成绩及评语;

学位论文及学位证书复印件(研究生);

毕业生名册;

留学生去向及有关资料。

3)出国(境)

上级对出国(境)人员的有关材料;

出国(境)人员考察、访问材料;

出国(境)人员讲学、研究人员有关材料;

出国(境)人员进修、留学取得学位和各类证书(影印件);

国际比赛、竞赛(获奖)有关资料。

4)来校

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和往来函件;

外国党政官员、各界人士来校参观、访问的文件材料;

著名外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料;

来校进修、短期培训的外籍人士(含港澳台地区的人士)的有关材料。

5)国际合作与会议

中外合作交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录;

我校完成的国际合作项目、成果等材料;

授予外籍人士名誉称号的材料;

我校参加国际会议有关材料。

三、归档流程

我校留学生处和国际合作与交流处是学校外事管理、涉外教学、涉外科研和留学生材料的归口部门,在来校留学、国际合作、国际会议和阶段性教学活动结束后,负责以上工作形成的各种外事材料收集、汇总、整理、立卷、归档和利用工作。

归档的外事材料必须用钢笔或毛笔书写,字迹工整、图样清晰。

留学生处是学校二级档案管理单位,,该处应确定分管档案工作的领导和专(兼)职档案员,具体负责外国留学生档案的收集、整理、立卷、归档和利用工作。

凡出国学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员应在归国后,将在国外各项活动中形成的材料交人事处进行验收,由人事处整理、立卷,按规定向档案馆移交。国际合作与交流处以及其它单位外事档案材料,由各主管单位整理、立卷并按规定向挡案馆移交(中国学生由学生处负责整理、立卷并移交档案馆)。

根据外事材料形成规律,保持材料之间有机联系和便于查考、利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事材料进行整理,组成一卷或数卷。

在各种外事材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往函件等准备阶段形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质分类组卷。各阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后,印件在前,原稿在后,批示在前,请示在后排列。

拆除卷内材料上的金属物,对装订时盖住字迹的破损部分进行贴边、修补。

外事档案采用卷盒式保管,可以组卷装订,也可若干件装盒保管。幅面大于卷盒的材料应进行折叠。

以案卷或盒装式保管的外事档案材料,按顺序编写页号,无论单面或双面,只要有文字的材料每页必须编页号,位置标在非装订线一侧的上角。

归档案卷必须填写卷内目录,卷内目录可打印或用钢笔正楷填写,字迹要工整、清晰,不得涂改。案卷最后一页填写备考表,写明本卷文件材料的完整准确程度和损坏情况等。

四、外事档案工作岗位责任制

(一)留学生处和国际合作与交流处领导职责

1. 制定和健全外事档案工作管理制度,确保外事材料的形成积累,将外事档案工作纳入外事管理工作之中,设立专(兼)职档案员,具体负责此项工作。

2. 指导、监督本部门档案员按外事活动程序,将整个活动中形成积累的外事材料整理、组卷,并做好保管和利用工作。

(二)留学生处和国际合作与交流处档案员职责

在主管处长领导下,做好外事档案材料的平时积累、收集、整理、立卷工作。会同主管领导检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确。将收集、积累的外事文件材料整理、组卷、装订,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐并做好保管、利用和移交工作。


财会类档案管理细则

为了加强我校财会档案工作和业务建设,不断提高财会档案的质量和科学管理水平,更好地为学校服务,依据《北京语言大学档案管理办法》制定本细则。

一、财会档案工作的基本原则

我校在财会管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等均属财会档案。

我校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据,必须集中统一管理,确保其完整、系统、准确、便于利用。

财会档案工作应纳入财会管理制度;纳入财会工作计划、规划;纳入财务处人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,要布置、检查、总结、验收财会档案工作。

要把财会档案工作列入学校发展规划,在经费、设备和人员分配等工作条件上给予保证。

财会档案工作应逐步采用先进的管理技术手段,将所编制的财会档案数据存入计算机中。大力开发财会档案信息,为我校会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。

财务处为学校二级档案管理单位,由财务处领导分管财会档案工作,并设立专(兼)职档案员,档案员具体负责财会档案的收集、整理、立卷、归档工作。

财会档案移交档案馆时间:当年财会档案,在会计年度终了后暂由财务处保管4年,期满后的次年6月底前由财务处的专(兼)职档案员,将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送领导审核签字后连同案卷集中向档案馆办理移交手续。

二、归档范围

归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会具有参考价值和凭证作用。

归档的财会材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。

归档的财会材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的特点。

归档的重点是会计活动中各阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的材料。主要内容如下:

(一)综合类:

上级有关财务工作的文件材料;

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件;

 学校基金管理工作文件;

有关财务管理方面的其他文件材料;

会计移交清册;

财会档案移交保存清册;

财会档案销毁清册。

(二)会计报表类:

决算报表;(含基建综合决算)

年度以上规划表、分配计划、测算表;

年度以上各种统计报表;(含工资报表)

(三)会计帐簿类:

涉及外事的会计帐簿;

总帐;

日记帐;(其中:现金、银行存款日记帐)

(四)会计凭证:

涉及外事的会计凭证;

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证;

会计拨款凭证及其他会计凭证。

(五)工资清册:

工资发放名册、卡片;

工资转移证明、通知存根;

各种奖金、奖学金名册等。

三、归档流程

(一)形成积累

财务处领导在制定财会计划时,要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务,确定本部门的专(兼)职档案员。

财务处的专(兼)职档案员,要督促会计承办人员,做好平时材料的收集、积累、注意材料的完整、系统和准确。

(二)整理组卷

1. 遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整,根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量,分别整理组卷。

2. 按照会计年度进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

3. 各类记帐凭证按时间顺序整理,组成一卷或数卷,每卷不超过200页。

4. 案卷内文件有字的均应编写页号,位置在非装订线一侧的上角。

5. 卷内材料去掉金属物,装订线外有字迹的应贴边,破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

6. 卷内目录应用钢笔逐项填写。

7. 备考表记载案卷材料的缺损、补充、移出等需要说明的情况。

8. 案卷采用三孔一线的方法,粗线装订成册。卷内材料左边、下边对齐,在左侧装订。

9. 案卷封面应逐项填写清楚。标题要简明,确切反映卷内材料内容,包括责任者、内容、文件类型、名称。用毛笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。

10. 对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,保管到结清债权债务时为止。

四、财会档案的管理

(一)分类编号

1. 按国家教委《高校档案分类法》进行分类。

2. 财会档案号=年度号+财会档案分类号+案卷号。

3. 案卷号按最下位流水。类目下面应依内容集中顺序排列。

4. 分室对接受的档案在卷脊上填写年度号、分类号、案卷号,封面上填写档号。

() 鉴定和销毁

财会档案的鉴定、销毁程序和手续按《北京语言大学档案管理办法》执行。

五、财会档案工作岗位责任制

(一)财务处领导职责:

1. 组织编制本部门工作规划、计划时要将财务档案工作作为一项重要内容纳入其中。

2. 制定本处人员立卷要求和部门管理制度,设立专(兼)职档案人员,负责全校财务档案工作,并监督承办人员执行。

3. 对经办人员提出要求,定期检查,做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。

4. 为本部门的专(兼)职档案人员开展工作提供必要条件。

(二)财务处专(兼)职档案人员职责:

1. 在处长领导下,协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。

2. 对已收集、积累的文件材料 检查是否完整、系统、准确,然后按要求进行整理、组卷工作。

(三)财务会计人员职责:

1. 按规定做好会计核算材料的收集、积累工作。

2. 整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。

3. 主动配合相关材料的合并组卷事宜。


声像档案管理细则

第一章 总则

第一条声像档案是指单位或个人在各种社会实践活动中,通过摄录手段形成的,具有保存价值的照片、录像、录音、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等。它们以感光材料或磁性材料等为载体,以影像和声音为主要反映方式。声像档案具有生动形象的特点,可为教育、科研生产和管理提供生动形象的依据和凭证。声像档案同其它载体档案一样,也是人们社会实践活动的真实历史记录,是党和国家的宝贵财富。

第二条为建立、健全我校声像档案,更好地开发利用声像档案信息资源,发挥声像档案在我校各项活动中的重要作用,现根据《中华人民共和国档案法》和国家教育委员会颁布的《照片档案管理规范》,结合我校的具体情况,特制定此管理办法。

第二章 声像档案的形成与归档

第三条声像档案工作实行集中统一管理的原则。为了保证声像档案的完整与安全,丰富我校档案馆馆藏,全校凡有形成和产生声像档案的单位,均应按档案馆的统一规定和要求,做好声像档案的形成、收集、整理、归档工作。形成的声像档案经整理立卷后,应及时或分阶段向校档案馆移交。

第四条形成的声像档案应能较好地反映客观事实、突出重点。照片和底片同时归档,并附以文字说明。文字说明的内容包括:事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。影片、录像、录音等档案材料,应将原件归档,并附以文字说明。

第五条凡需要归档的声像档案材料,都应该做到载体质量优良,不用劣质、残破、性能低下的录音、录像磁带。归档的声像应清晰,并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到字迹工整、表述准确、简练。

第六条档案馆有责任检查和指导各单位的声像材料的形成、收集、整理、归档工作。各形成部门必须接受档案部门的监督、检查和指导。

第七条声像档案的归档范围(见附件)。

第三章 声像档案的管理和利用

第八条档案馆从事声像管理的工作人员,应将自己形成的以及各单位归档的声像档案,分门别类,进行加工整理、登记、编目,实行统一管理。

第九条档案馆应了解学校党政管理、教学、科研、生产等活动对声像档案的需要,编制方便利用的检索工具和指南。

第十条做好声像档案的保护。声像档案的载体与其它档案的载体不同,在管理上,应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点,进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内,并做到防尘、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等。

第十一条本校各单位、教职工因工作需要借阅声像档案,应持本单位的证明和个人证件,方可借阅(借阅本人的声像档案只需出具本人证件)。借阅必须办理登记手续,照片、底片、录音一律不得借出档案馆,需要借出者必须经档案馆领导同意,由档案馆声像技术室负责翻印、翻录。借阅人员保持声像档案的完整、整洁、清晰。损坏者应加倍偿还,并追究其责任。归还时档案馆声像档案管理人员必须进行检查验收并当面注销。

第十二条校外单位借阅声像档案,必须持有正式介绍信和个人证件,经档案馆领导同意后,按上级有偿服务规定支付利用费,同时交纳押金,方可借阅。

第十三条档案馆声像档案工作者,应定期检查声像档案,对破损的声像档案,应及时修复和复制,保证声像档案的完好。

第十四条声像档案不仅具有现实意义,还具有重要的历史意义。对声像档案的鉴定和销毁,应持慎重态度,原则上不能销毁。

第四章 声像档案人员

第十五条声像档案人员必须努力学习马列主义、毛泽东思想,坚持社会主义道路,有较高的政治思想水平、保密意识,具有声像档案专业知识、有关科学技术知识以及艺术鉴赏能力。

第十六条声像档案管理人员应热爱本职工作,具有高度的工作责任心,视档案为己命。积极主动地宣传声像的作用和意义,刻苦钻研声像技术和声像保护技术,并编制各种检索工具,为提供利用创造良好的条件。

第十七条声像档案工作者必须具有良好的服务态度,不厌其烦地为利用者服务。

附件1

声像档案归档范围

一、名人类:包括学校历届校长、书记、博士生导师、著名教授以及国内外具有一定影响的知名人士的照片、录音、录像。收集和制作办法:

1、标准照片一张(规格3×55厘米以内)。

2、工作照片一至二张(根据各自工作的性质和特点,选择最具有代表性的3×5厘米的照片)。

3、收集能反映其一生不同年代所生产的具有代表性的照片,张数不限。比如:从学生时代到从事教学、科研、党政管理工作、参加具有一定影响的学术会议以及其它重要会议。

4、家庭生活照片。5、录音、录像均参考以上照片收集范围。

  二、国家、部(省)、市级领导来校视察、调研、检查和指导工作。其间召开的会议只需收集会标并含主席台的照片(或场面),领导同志讲话的照片(如果到会的有若干位中央、省、市领导,应每人拍摄一张),台下场面拍摄一张(应能反映会场气氛)。

三、学校召开的各类代表大会及重要会议,如:党代会、教代会、职代会、校庆庆祝会、英模报告会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出会、各种纪念日庆祝活动以及传达全国性重要会议的照片、录像、录音。(照片只需拍摄会标与主席台一张。校领导讲话一张,代表们讲话一张,先进集体和个人照片一张等。)

四、由学校主办、承办的各种重要的教学、科研会议以及各项活动,本校主持召开的全国性、国际性的各种学术会议的照片、录像、录音以及数据磁盘、光盘、缩微胶片等。(根据各项活动和各种会议的性质,选择摄录一些有价值的照片、录像、录音。)

五、各种外事活动的照片、录像和录音。包括各种国外代表团来访、外籍人员来校活动,授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、访问、座谈、交流、讲学、演出、联欢、签订校际协议、赠送礼品等各种活动。(对国际知名的有影响的学术权威荣获大奖的外国学者以及外国国家领导人等拍摄照片、录像、录音,原则上数量不限。而对其事件,收集和制作的数量,应控制在十张以内。)

六、具有一定影响的大学生、硕士生、博士生论文答辩会,学生的社会实践活动,先进事迹报告会,奖学金发放仪式,新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等照片、录像和录音。(论文答辩会应拍摄或制作导师、论文答辩者以及答辩委员会成员照片、录像和录音。照片控制在三至四张。其它活动应根据不同情况收集和制作一些主要场面,照片在五张以内。)

七、民主党派、侨联和校友会重要活动的照片、录像和录音。(收集和制作会标与主席台、领导人讲话、代表们发言、校友会成员的合影,照片应控制在五张以内。)

八、校报合订本、对外报道文章汇总、大学画册以及学校各种展览、陈列等宣传工作成果的照片、录像。(每一块板面拍摄一张照片。)

九、反映学校不同历史时期(包括解放前)变化发展的校影、基建的照片和录相。(校区建筑物、校园主要景色,应列入摄制范围。基建项目拍摄的照片应包括:开工前的原景和场地、招标会议和活动、平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至峻工验收。)

十、反映学校过去不同历史时期(包括解放前)的教学、科研、外事情况的照片、录像、录音。主要指收集过去的照片、录像、录音,数量不限,但必须能反映主要内容。

十一、奖状照片。(指获国家级、部、省级以上的各种奖状、奖品、证章、证书。)

附件2

声像档案的收集办法及归档时间

根据我校声像档案形成的具体情况和工作性质,采取归口收集整理的办法。具体分工如下:

宣传部是我校产生照片档案数量最大的单位。涉及面广,收集和制作照片的种类很多,成为照片档案的主要来源。在收集和制作中应与档案馆协调起来,统一装具和组卷办法,收集和制作照片、底片、录音、录像的同时,要附上文字说明。文字说明包括:时间、地点、事由、人物、背景、摄影者。

外办是我校产生外事活动声像档案的主要部门。应按照声像档案归档范围的第五条来收集和制作,统一装具和组卷办法,在收集整理照片、底片、录音、录像时,必须附上文字说明。文字说明的内容包括:时间、地点、事由、人物、背景、摄影者。

电教中心是我校产生录像档案的主要部门,也是档案馆的声像档案分室。归档时间,每年十二月向档案送交一份录像档案目录,以供档案馆了解馆藏,便于提供利用。

团委、学生会是我校共青团活动、学生活动照片档案的来源。团委、学生会以及政工处应与档案馆协调一致,统一装具和组卷办法。收集的照片及底片附上文字说明。(时间、地点、事由、人物、背景、摄影者。)

其它各系统各单位都应根据声像档案的归档范围、收集和制作与本系、本单位有关的照片、录像、录音等。也要统一装具,并附上文字说明。各系、各单位召开会议的照片、录像、录音由各系、各单位档案员保存,重要活动和重要学术会议,由各系、各单位档案员整理好后向档案馆移交。

归档时间:次年三月向档案馆移交。


实物类档案管理细则

为了做好实物档案的管理,依据《北京语言大学档案管理办法》制定本细则。

一、实物档案管理的基本原则

本细则所称的实物档案,是指学校在过去和现在从事教学、科研、管理活动以及社会交往中直接形成的对学校和社会有使用或珍藏价值的各种形式的实际物品。

实物档案实行分级注册,分层管理的原则。凡反映学校特色和具有保存价值的实物档案,集中存放在校挡案馆,具有局部特色和保存价值的实物档案存放于各院、部、处、所等单位。

实物档案属于学校财产,任何部门或个人不得居为己有。

二、实物档案的归档范围

历任党委书记、校长在工作中使用过有保存价值的社交活动纪念品及签名用章;

各级领导视察学校工作,为学校所写的题词、签名和赠送的书画(名人字画);

学校及职能业务部门在不同时期的印信;

学校从事教学、科研、管理等项工作取得重大成果所获得的奖章、奖杯和证书等;

在国际交往中,国外友人赠送的珍贵礼品和纪念品,包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币等;

中外校友给母校的赠品;

学校参加国际、国家和省市地区举办的各项活动(包括文艺、体育等各种比赛)中所获得的奖旗、奖章及荣誉证书;

反映学校及院、系不同时期的情况介绍。

三、实物档案的归档时间

实物档案应在每年的年初将上一年收集的实物档案登记造册,向校档案馆办理移交手续。

四、实物档案的保管

凡属上述归档范围内的实物档案,各单位应将目录清单报校档案馆登记注册,编写档号按规定存放。

凡属校档案馆统一保管的实物档案,有关部门如有需要可以办理借出手续,用毕及时归还,如有损坏、遗失,要写出报告经有关领导批准学校给以通报,并按实物价值予以经济处罚。

具有局部特色和保存价值的实物档案,可存放于各院、系、处保管。

 

地址:北京市海淀区学院路15号北京语言大学新综合楼B座523房间 邮政编码:100083

联系电话:(0086)010-82303036   邮箱:zhda@blcu.edu.cn

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