北京语言大学立卷归档制度

一、立卷归档的范围及保管期限

（一）党群类

1、党委办公室归档范围及保管期限(01)

1.1 会议材料

1.1.1 本校党代会文件材料

1.1.1.1 会议的请示、批复（永久）

1.1.1.2 大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单（永久）

1.1.1.3 会议的议程、开幕词、工作报告、领导讲话、典型发言、决议、选举办法、选举结果和上级批复、大会总结 (永久)

1.1.1.4 会议简报（长期）

1.1.2 本校党委会、常委、党委扩大会记录（永久）

1.2 文件

1.2.1 上报文件：请示及上级的批复（长期或永久）

1.2.2 下发文件：决定、办法、指示、批转、通报和通知、党委工作计划、总结、报告等（长期或永久）

1.2.3 上级有关党组织建设的文件材料（长期）

1.3 党委工作简报、大事记（永久）

1.4 各种文件材料的电子版光盘（长期）

2、纪检归档范围及保管期限(07)

2.1 上级纪委关于纪检工作的文件（长期）

2.2 纪检工作规章制度（长期）

2.3 纪检年度工作计划、总结（长期）

2.4 纪检报告、调查材料及重要年度统计（永久）

2.5 纪检会议记录（长期）

2.6 党员处分、复查材料（长期）

3、党委组织部归档范围及保管期限(02)

3.1 上级机关关于组织工作的文件（针对本校并要执行的）（长期）

3.2 组织工作计划、总结（长期）

3.3 党委组织生活会议记录、组织工作会议记录（长期）

3.4 党员名单及党内处级以上的干部名单（永久）

3.5 党员统计年报（永久）

3.6 党员的发展工作及党员转正材料（永久）

3.7 党内转移组织关系介绍信（长期）

3.8 党费报表及使用情况（长期）

3.9 落实政策的有关材料（长期）

3.10 总支书记会(永久)

4、党委宣传部归档范围及保管期限(03)

4.1 宣传部工作计划、总结（长期）

4.2 职工思想工作动态及调查材料（长期）

4.3 党委中心组会议记录（永久）

4.4 党代会形成的照片、录音、光盘等（长期）

4.5 党建评估材料（长期或永久）

5、统战部归档范围及保管期限(39)

5.1 上级关于统战工作的文件（贯彻、执行的）（长期）

5.2 统战部工作计划、总结（永久）

5.3 统战工作统计报表（永久）

5.4 本校各级人大代表、政协委员名单（册）（永久）

5.5 台、港、澳和侨务工作材料（长期）

5.6 各民主党派成员的负责人名册（长期）

5.7 统战工作重要会议记录（长期）

6、工会归档范围及保管期限(06)

6.1 上级有关工会工作的文件（长期）

6.2 工会工作计划、总结、报告、决定（永久）

6.3 会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件材料）（长期）

6.4 基层工会干部名册（长期）

6.5 会员名册（长期）

6.6 妇女工作计划、总结（长期）

6.7 各类文件材料的软盘或光盘（长期）

7、团委归档范围及保管期限(04)

7.1 上级关于团委工作的文件（长期）

7.2 本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过文件）（永久）

7.3 本校学代会、研代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过文件）（永久）

7.4 团委工作计划、总结及规章制度（永久）

7.5 团委工作典型调查材料、优秀团员材料（长期）

7.6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员材料（长期）

7.7 处分团员材料和复查材料（长期）

7.8 批准入团、离团材料（长期）

7.9 团干部名单（长期）

7.10 团员名册（长期）

7.11 团委会议记录（长期）

7.12 学生会文件、材料（长期）

7.13 本校学生组织参加的各种学会、社团的有关材料（长期）

7.14 各团总支的有关材料（长期）

7.15 研究生会的有关材料（长期）

7.16 团委牵头进行的重大活动的有关材料（长期）

7.17 社团活动、社会实践、课外科技有关材料（长期）

8、学生工作处归档范围及保管期限(38)

8.1 本校有关学生工作的计划、总结（永久）

8.2 学生工作人员情况统计表（长期）

8.3 有关学生工作文件（长期）

8.4 学生三助、评优名单（长期）

8.5 国家助学贷款名单（长期）

8.6 学生工作简报（长期）

8.7 其他（长期）

(二)行政类

1、校办归档范围及保管期限(08)

1.1 会议材料

1.1.1 校长办公会议记录、纪要（永久）

1.2 文件

1.2.1 上报文件：学校向上级部门的请示及上级部门的批复（长期或永久）

1.2.2 下发文件：通知、通报、指示、办法、决定、方案、实施意见、批转等及年度工作计划、总结（长期或永久）

1.2.3 上级有关高校行政管理的综合性文件（长期）

1.3 全校性的规章制度（永久）

1.4 学年报表及综合统计（永久）

1.5 启用印章的文件和印模（永久）

1.6 本校历史沿革、大事记、简报、信息等（永久）

1.7领导重要讲话（永久）

1.8评估材料、预审材料（永久）

1.9有关校庆、校友、校史等工作材料（永久或长期）

1.10各种文件材料的电子版光盘（长期）

2、人事处归档范围及保管期限(11)

2.1人事科

2.1.1上级机关有关人事工作的文件（长期）

2.1.2 本校人事工作的规章制度（永久）

2.1.3 人事工作计划、报告、总结（永久）

2.1.4人事处权限内的干部任免文件及名册（永久）

2.1.5 教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）（长期）

2.1.6教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）（长期）

2.1.7教职工退职、离职有关材料（长期）

2.1.8 教职工离休、退休工作的材料（长期）

2.1.9 教职工商调函件（长期）

2.2师资科

2.2.1教师工作量的规定及执行情况（长期）

2.2.2教师业务考核材料（长期）

2.2.3人事统计报表（永久）

2.2.4教职工名册（分单位的总册）登记表（永久）

2.2.5教研室、研究室正副主任名册（长期）

2.2.6教职工评定、聘任专业技术职称材料、名册（长期）

2.2.7教师公派出国任教有关材料（长期）

2.2.8教职工出国进修培训有关材料（长期）

2.3劳资科

2.3.1 教职工工资调整材料、名册（长期）

2.3.2 教职工转正定级材料、名册（长期）

3、审计处归档范围及保管期限(30)

3.1 上级部门下发的文件（贯彻、执行的）（长期）

3.2 审计工作计划、总结（长期）

3.3 审计报告（财务、专项、基建审计）及审计工作基础材料（底稿）（长期）

3.4 基建、维修审计汇总表（长期）

4、保卫处归档范围及保管期限(12)

4.1 上级有关公安保卫工作的文件（长期）

4.2 上级有关武装、人防、综合治理的文件（长期）

4.3 要害部门的保卫、消防工作（长期）

4.4 保卫工作简报（长期）

4.5 保卫处规章制度（长期）

4.6 保卫处工作计划、总结（长期）

4.7 治安工作年终报表（长期）

5、后勤处归档范围及保管期限(14)

5.1 后勤处及各科室规章制度（长期）

5.2 后勤处工作计划、总结（长期）

5.3 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结及拆迁协议（长期）

5.4 集团承包协议（长期）

5.5 文件材料的软盘或光盘（长期）

5.6各中心办公室归档范围及保管期限（14）

5.6.1 上级下发的有关文件（长期）

5.6.2工作计划、总结（长期）

5.6.3年度统计报表（长期）

5.6.4资产占用费上缴任务书（长期）

6、档案馆归档范围及保管期限(50)

6.1 上级有关档案工作的文件（长期）

6.2 档案馆规章制度（长期）

6.3 档案馆工作计划、总结（长期）

6.4 档案馆年度统计报表（永久）

6.5 档案馆指南、全宗介绍（长期）

6.6 档案的交接凭证、清册（长期）

7、离退休工作处归档范围及保管期限 (33)

7.1 年度工作计划和总结

7.2 老年信息

(三)教学

1、教务处归档(09)

1.1 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法（永久）

1.2 有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结（永久）

1.3 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料（长期）

1.4 在校学生名册（永久）

1.5 课程建设要求及安排，校历表、课表（长期）

1.6学位委员会授予各层次学位清册（永久）

1.7 学位委员会会议记录、决定（长期）

1.8本科教学评估材料（长期或永久）

2、各实验室归档范围及保管期限 (35)

2.1 上级有关实验室建设的文件材料（长期）

2.2 实验室论证、评估、申报、审批材料（永久）

2.3 实验室建设材料（永久）

2.4 实验室建设计划、简报、总结材料（长期）

2.5 实验室建设统计表（永久）

3、招生与就业处归档范围及保管期限 (38)

3.1 招生工作

3.1.1 上级有关招生工作的文件材料（长期）

3.1.2 各省市有关招生文件（长期）

3.1.3 招生计划、规定、招生来源计划（长期）

3.1.4 新生录取材料及录取名单（长期）

3.1.5 招生宣传、招生工作总结（长期）

3.2 就业工作

3.2.1 上级有关毕业生就业的文件材料（长期）

3.2.2 毕业生就业工作计划、简报、总结（长期）

3.2.3 毕业生正式派遣名册及毕业生就业协议书（永久）

3.2.4 就业报到证领取签收册（长期）

3.2.5 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料（长期）

4、研究生院归档范围及保管期限 (46)

4.1 研究生入学试题(两年内保密，后上架)（长期）

4.2 公共学位课试卷（长期）

4.3 研究生录取名单（永久）

4.4 研究生学籍卡片（永久）

4.5 研究生新生分班名单（长期）

4.6 研究生学籍变更材料（长期）

4.7 研究生院下发的文件（长期）

4.8 研究生开课目录（长期）

4.9 研究生培养方案(长期)

4.10 招生简章（长期）

4.11 教学任务书（长期）

4.12 评估材料（长期）

5、研究生教学工作档范围及保管期限

5.1 上级下达的有关研究生教学工作的文件材料（长期）

5.2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法（永久）

5.3 有关研究生教学的规章制度、总结（永久）

5.4 研究生教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料（长期）

5.5 研究生非教育的培训班、进修班材料（长期）

5.6 上级有关学科、专业设置的文件材料（长期）

5.7 学科、专业、论证、评估、申报、审批材料（长期）

5.8 重点学科、专业材料（永久）

5.9学科、专业总结材料（长期）

5.10学科、专业统计报表（永久）

5.11 上级有关招生工作的文件材料（长期）

5.12 招生计划、规定、生源计划（长期）

5.13 新生录取名单（长期）

5.14 委培、代培、自费生计划（长期）

5.15 博士、硕士研究生学位论文及评审材料（长期）

5.16 学位委员会授予各层次学位名单（永久）

5.17 上级有关学位工作文件材料（长期）

5.18 学位委员会会议记录、决定（长期）

5.19 各种文件材料的软盘或光盘（长期）

6、中国学生院系归档范围及保管期限

6.1各院（系）论文、学位材料归档范围及保管期限

6.1.1每年三月开始，各个院系通知本院博士、硕士学位获得者（含博士、硕士、工程硕士、在职人员申请学位者）将本人的毕业论文交到所在的院、系研究生教学秘书处。

6.1.2 答辩后的研究生在归档时要填1张论文归档目录表（B5），目录表在校园内网上直接下载，所填的目录表经导师及本人签字，连同论文一并交到所在的院、系研究生教学秘书处。

6.1.3博士学位获得者交激光打印本1本，复印本3本；硕士学位获得者交激光打印本1本，复印本2本，要全部装订成册。

6.1.4 学位材料以研究生院“硕、博研究生学位归档材料”为准。

6.1.5各院、系研究生教学秘书在每年的10月底以前把论文、学位材料及研究生论文归档目录表收齐后，统一交到档案馆。

6.1.6 完成论文案卷目录的录入工作。

6.1.7 论文的保管期限为长期，学位材料的保管期限为永久 （或长期）。

6.2 学生学籍卡片（永久）

6.3 学生成绩总册（永久）

6.4 各专业教学计划、教学大纲（永久）

6.5 各系、科、专业课程试题库（长期）

6.6自编、主编教材（长期）

6.7各系各专业使用教材目录（长期）

7、外国留学生院系归档范围及保管期限

7.1工作制度、计划、总结、报表（长期）

7.2大事记（永久）

7.3重大活动的照片、录像（长期）

7.4学生成绩（永久）

7.5自编、自选教材（长期）

7.6各专业教学计划、教学大纲（长期）

7.7各专业使用教材目录（长期）

（四）科研类

1、科研处归档范围及保管期限

1.1 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书、专利）原件(永久)

1.2 简报（长期）KY12

1.3 申报科学基金及其它重大项目有关文件批复（长期）

1.4 国家级研究课题（纵向科研项目归档）（长期）

2、个人科研项目归档范围及保管期限

2.1 研究成果报告（长期）

2.2 项目设计书、合同书（长期）

2.3 科技成果鉴定申请表（长期）

2.4 科学技术成果鉴定证书（长期）

2.5 科技成果报告表（长期）

（六）基建

1、基建处归档范围及保管期限

1.1 上级有关基建工作的文件（长期）

1.2 基建处年度工作计划、总结（长期）

1.3 基建工程预、决算（长期）

1.4 基建工程项目可行性研究报告或建议书（永久）

1.5 基建工程项目上级批复（永久）

1.6 基建工程地质勘察报告（永久）

1.7 基建工程设计及施工招标、投标、评标、承包合同、协议书、施工企业资料（永久）

1.8 基建工程设计阶段相关资料（永久或长期）

1.9 基建项目工程土建施工竣工资料（永久）

1.10 基建项目工程设备及管线安装施工竣工资料（永久）

1.11 基建项目工程电气、仪表安装施工竣工资料（永久）

1.12 基建项目竣工验收报告（永久）

1.13 基建工程全部竣工图纸（永久）

1.14 基建工程质量评审资料（永久）

1.15 基建工程现场及施工资料（永久）

1.16 监理单位工作形成的资料（永久）

（六）设备

1、设备处归档范围及保管期限

1.1 校仪器、设备管理的规章制度（长期）

1.2 设备工作计划、报告、总结（长期）

1.3 校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案（长期）

1.4 校仪器、设备移交及设备仪器报废清册（长期）

1.5 申购报告、计划、论证报告及上级或主管领导批复和准购批示（长期）

1.6 定购合同（复印件）（长期）

1.7 进口设备过程中的有关的技术商务文件（长期）

1.8 验收报告及文件材料（长期）

1.9 购置５万元以上大型仪器设备明册（长期）

1.10 各种文件材料的软盘或光盘（长期）

（七）出版

1、出版社归档范围及保管期限（29）

1.1 校编辑出版计划、总结 (永久)

1.2 校编辑出版工作规章制度、统计报表（永久）

1.3 出版请示和批复 （长期）

1.4 出版刊物 （长期）

1.5 获奖或受查处情况的文件材料（长期）

（八）外事

1、国际合作与交流处归档范围及保管期限（10）

1.1 综合

1.1.1 上级关于外事工作的文件材料（长期）

1.1.2 学校外事工作规章制度、计划、总结（长期）

1.1.3 外事工作各种统计报表（永久）

1.2 出国

1.2.1 出国（境）人员申请、批复材料、总结（永久）

1.3来校

1.3.1 聘请外籍人士的请示、批复（长期）

1.3.2 外籍人士来校访问、讲学的文件材料（长期）

1.3.3 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料（长期）

1.4国际合作与会议

1.4.1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要、备忘录（永久）

1.4.2聘请外籍专家、教授的计划、批复和往来函件（永久）

1.4.3外国党政官员、各界人士来校参观、访问的有关材料、文件（永久）

1.4.3 国际会议材料（长期）

2、留学生管理部门归档范围及保管期限（43）

2.1上级有关外事工作的文件（长期）

2.2外事工作制度、计划、总结、简报等（长期）

2.3外事工作统计报表（永久）

2.4外事工作重要会议文件、材料（长期）

2.5留学生学籍管理

2.5.1留学生登记表（照片、护照复印件、推荐信）（永久）

2.5.2留学生教学计划、大纲、安排（长期）

2.5.3留学生成绩及评语（永久）

2.5.4留学生优秀论文、学位论文及学位复印件（长期）

2.5.5留学生毕业去向及有关材料（永久）

2.5.6留学生奖励、处分情况（永久）

2.5.7留学生名册（长期生、短期生）（永久）

（九）财会

1、财务处归档范围及保管期限（13）

1.1 综合

1.1.1 上级有关财务会计工作的文件材料（直接发到财务处的）（永久）

1.1.2 财会档案移交保管清册（永久）

1.1.3 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件（长期）

1.1.4 会计移交清册（长期）

1.1.5 财会档案销毁清册（长期）

1.2会计报表

1.2.1 决算报表（含基建综合决算）

1.2.2 年度以上规划、分配计划、测算表（长期）

1.2.3 年度以上各种统计报表（含工资报表）（长期）

1.3 会计帐簿

1.3.1 总帐（长期）

1.3.2 现金、银行存款日记帐（长期）

1.3.3 银行对帐单、银行存款余额调节表（短期）

1.3.4 各类明细帐（收入、支出明细帐、往来款明细帐等）（短期）

1.4 会计凭证

1.4.1 预算内、外各种原始凭证、记帐凭证（短期）

1.4.2 基建凭证（短期）

1.5 工资清册

1.5.1 工资册、工资变动册（永久）

1.5.2 奖助学金明细表及变动清册（长期）

1.6 登记簿 (短期)

2、后勤集团财会档案归档内容（13）

2.1、综合

2.1.1 上级有关财务会计工作的文件材料

2.1.2 财会档案移交管理清册

2.1.3 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件（长期）

2.1.4 会计移交清册 （长期）

2.1.5 财会档案销毁清册 （长期）

2.2会计报表

2.2.1 决算报表（含基建综合决算）（永久）

2.2.2 年度以上规划表、分配计划、测算表（长期）

2.2.3 年度以上各种统计报表（含工资报表）（长期）

2.2.4 总帐 （长期）

2.2.5 现金、银行存款日记帐（长期）

2.2.6 银行对帐单、银行存款余额调节表（短期）

2.2.7 各类明细帐（收入、支出、往来款明细帐等）（短期）

2.3会计凭证

2.3.1 预算内、外各种原始凭证、记帐凭证（短期）

2.3.2 基建凭证 （短期）

3、校医院财会档案归档范围及保管期限

3.1综合

3.1.1 上级有关财务会计工作的文件材料（直接发到校医院）（永久）

3.1.2 财会档案移交保管清册（永久）

3.1.3 会计移交清册（长期）

3.1.4 财会档案销毁清册（长期）

3.2会计报表

3.2.1 年度以上各种统计报表（长期）

3.3会计帐簿

3.3.1 总帐 （长期）

3.3.2 现金、银行存款日记帐（长期）

3.3.3 银行对帐单、银行存款余额调节表（短期）

3.3.4 各类明细帐(收入、支出明细帐、往来款明细帐等) （短期）

3.4会计凭证

3.4.1 预算内、外各种原始凭证、记帐凭证（短期）

（十）声像

1.新闻中心归档范围及保管期限（03）

1.1 校领导在任期间的重要活动（出访、接待、会议）（永久）

1.2 学校各类重大会议（党代会、教代会、工代会、妇代会等）（永久）

1.3 校庆、重大纪念日活动（永久）

1.4 民主党派及侨联组织的重大活动（长期）

1.5 国家、部（省）、市级党政领导来校视察、调研、参观座谈等（永久）

1.6 兄弟学校来校联谊活动（长期）

1.7 国内著名人士来校参观、访问等活动（长期或永久）

1.8 学生开学典礼、毕业典礼及毕业生学位授予等（长期或永久）

1.9 我校举办的各类大型学术会议、活动等（长期或永久）

1.10 外籍 学者、专家和著名人士来校参观、访问、讲学及互访、签订校际协议赠送礼品等（永久）

1.11 校区建筑物、校园景色照片（永久）

1.12 新建工程开工、建设、竣工（永久）

1.13 除以上各类以外的具有保存价值的其他声像材料（长期或永久）

1.14 校报合订本、对外报道文章汇总、大学画册等宣传工作成果（永久 ）

注意：重要会议要有主席台、会场、主要发言人员的照片、录像资料

二、归档时间

（一）各部门每年形成的档案，一般档案应在第二年的六月底以前归档。研究生论文及学位材料，应在每年的十月底以前归档。如果有特殊情况，需要推迟归档期限，必须向档案馆说明原因，最迟于年底前归档。

（二）如果有些案卷需要继续留在部门使用，应按上述办法整理成卷，并补办借阅手续，使用完毕，及时归还。

三、立卷归档要求

（一）立卷的原则

1、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

2、卷内文件材料必须准确反映我校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作有利于长期保存。

（二）立卷的组合

一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系密切。形式按下述内容和顺序进行：

1、会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷。

2、统计、报表、名册等文件，按照格式名称组卷。

3、学校管理和业务活动形成的文件、调研材料等，一般按单一问题组合。

4、工作计划、工作总结等文件，一般可按责任者或名称组合。

5、简报、刊物等，按期号组合。

6、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。

7、专题性、成套性档案（含教学、科研、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。

8、立卷视文件材料数量的多寡进行，当同一问题的文件多时，宜适当分卷，一般不超过100页。问题单一，文件数量少的，可立薄卷。

9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷：

9.1 跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；

9.2 没有批复的，放在请示年立卷；

9.3 跨年度的规划放在针对的第一年立卷；

9.4 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；

9.5 跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；

9.6 非诉讼案件放在结案年立卷；

9.7 其他文件材料的立卷应按有关规定执行。

（三）卷内文件材料的排列顺序

1、批复在前，请示在后；

2、正件在前，附件在后；

3、正本在前，定稿在后；

4、定稿在前，历次重要讨论稿在后；

5、结论性材料在前，依据性材料在后；

6、文字在前，图样在后；

7、其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

（四）案卷的装订

1、装订的案卷编张号

卷内文件的每一张，均应编写一个张号；张号的位置在文件材料的右上角。

2、不装订的案卷编件号

不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编写件号。

3、特殊情况的装订

3.1 对在装订线以外有字迹的文件材料，要进行加边处理；

3.2 对破损的文件材料，应进行修补和裱糊；

3.3 对字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；

3.4 对较大的表格、图纸等，要按要求折叠；

3.5 拆除文件材料上的金属物。

（五）卷内文件目录各项的填写

1、顺序号：以卷内文件排列的先后顺序填写的序号。

2、文号：文件制发机关的发文字号。

3、责任者：文件的发文机关或署名者。

4、题名：文件标题。没有文件标题或标题不能说明文件内容的，要自拟标题，外加“[]”号。

5、日期：文件形成的时间。

6、张号：卷内文件起止之张的编号。

7、没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，填入有关项内。

8、会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。

（六）备考表的填写

1、本卷情况说明：填写卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名标注时间。

2、立卷人：由组成本卷的人签名。

3、检查人：负责立卷的部门领导签名。

4、日期：归档文件整理完毕的日期。

（七）照片、声像档案

1、归档的照片应用小卡片标注事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，并单独编制目录。底片应同照片一起归档，并分别保管。

2、归档的录音、录像带应标明录音、录像的对象、时间、地点、中心内容和责任者，并单独编制目录。

四、档案的移交

为了保证案卷质量，避免归档以后返工，在各部门归档以前，需经档案馆对案卷质量进行检查，发现问题及时解决。向档案馆移交档案时，要填写移交目录点交清楚，由双方交接人签字、盖章。移交目录三份，两份交档案馆，一份存部门。