北京语言大学综合档案借阅利用须知

作者:    时间:2020-04-22    点击数:

为了完整、有效地保护档案,高效、有序地利用档案,特将借阅利用档案的有关事项公布如下。

一、凡来本馆查阅档案的人员,必须自觉遵守《中华人民共和国档案法》和本馆利用档案的有关规定,按照先登记后查阅的程序进行档案查阅,登记填写利用者的姓名、单位、利用档案的目的和内容等。

二、校内外单位和个人,须持单位介绍信、本人身份证、工作证等有效证件,方可利用本馆已开放的档案。同时,借阅人有义务将利用效果反馈给档案馆。

三、凡需利用本馆尚未开放的档案,除须持上述证件外,必须办理一定的审批手续后,方可利用。

(一)本校人员利用党政类保密档案或非本部门形成的未公开的档案,须经档案形成部门及档案馆负责人批准;

(二)本校人员利用科技保密档案,须经科研处负责人批准;查阅他人限制利用的科技档案,须经课题负责人或本人同意;

(三)本校人员查阅会计档案,须经财务处等档案形成部门负责人批准,并由相关的财会人员陪同;

(四)外单位人员需要利用上述档案,须经档案馆负责人批准后,再按以上规定办理;

(五)需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,须经分管校领导和学校保密工作部门批准。

四、港澳台同胞、海外华侨、外国人或者外国组织利用本馆已开放的档案,须经学校外事部门介绍以及档案馆负责人同意;利用本馆尚未开放的档案,须经学校外事部门介绍和学校保密工作部门批准后,再按第三条手续办理。

五、凡向本馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

六、重要、珍贵档案,一般不提供原件利用。如有特殊需要,须经档案馆负责人批准。

七、凡一次性查阅大宗档案资料,须持本单位介绍信,说明查阅目的,由分管校领导批准及本单位负责人签字,并经档案馆负责人同意,方可查阅。

八、凡委托他人代查有关个人档案(学籍卡、成绩单和招生录取名册等),须提供被委托人的有效身份证件及当事人的有效身份证件复印件、授权委托书。具体办理事宜,须按照《北京语言大学往届毕业生学历材料认证服务指南》执行。

九、利用档案一律在档案阅览室进行,严禁将档案带出。查阅人员要自觉维护阅览室内秩序,不得在室内喧哗、吸烟和进食。

九、查阅人员应自觉遵守保密制度,不得随意向无关人员泄露档案文件内容,不得翻阅其它与所查内容无关的档案。查阅人员在查档过程中,要爱护档案,严禁涂改、勾划、污损、圈点、折叠、剪裁、抽页、调换和增删档案,做到归还档案完好无损。

十、查阅人员在使用档案材料时,不得擅自摘录、复制、拍照。确因工作需要摘录或复制档案,必须按照档案馆的有关规定,经审查同意后,方可办理。

十一、本馆档案一般不外借。校内有关单位确因工作需要外借时,须持有本单位负责人同意档案借出的书面意见,并经档案馆负责人同意后,办理借阅手续。档案借出时间一般不得超过两周,凡需延期借用者,应办理续借手续。借出档案者必须对档案的安全、完整和保密负责,不得转借他人。如遇借阅人员将档案丢失,应及时报告档案馆,写出书面材料,以便及时采取措施。涉密档案、珍贵档案一律不外借。

十一、借阅和归还档案时,应严格履行签字登记手续,档案人员与借阅人员双方在交接时应仔细清点检查,核对无误后,方可登记或注销。

十二、未经学校授权和上级主管机关批准,任何单位和个人都无权公布本馆档案。

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